Gehaltsabrechnungen dürfen digital bereitgestellt werden

Arbeitgeber können ihre Pflicht zur Erteilung einer Entgeltabrechnung grundsätzlich erfüllen, indem sie die Abrechnung in Textform in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellen. Ein gesetzlicher Anspruch auf eine Abrechnung in Papierform besteht nicht.

Das Bundesarbeitsgericht sieht den Anspruch auf Erteilung einer Entgeltabrechnung nach § 108 Abs. 1 GewO als Holschuld an. Es genügt deshalb grundsätzlich, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine sichere digitale Verfügungsmöglichkeit über das Dokument verschafft. Das verwendete Mitarbeiterpostfach muss die Anforderungen an einen dauerhaften Datenträger erfüllen und die Abrechnung unverändert speichern.

Im entschiedenen Unternehmen konnten Beschäftigte die Abrechnungen zwölf Monate lang abrufen und speichern. Arbeitnehmer ohne privaten Onlinezugang konnten während der Arbeitszeit einen Rechner im Betrieb nutzen und die Dokumente dort einsehen und ausdrucken.

Quelle: https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-48-24/
BAG, Urteil vom 28.01.2025, Az. 9 AZR 48/24